Indienen klacht bij FKJ Notaris

Indien u een klacht heeft over onze diensten, verzoeken wij u zowel telefonisch (0320 – 7074 75) als schriftelijk (met als onderwerp klacht) dit aan de behandelaar van uw dossier kenbaar te maken. De behandelaar is intern verplicht om uw klacht per omgaande door te geven aan onze klanttevredenheidsmedewerkster (hierna KTM). Onze KTM zal zo spoedig mogelijk telefonisch contact met u opnemen om uw klacht te inventariseren en een redelijke termijn met u af te spreken waarbinnen u een inhoudelijke reactie kunt verwachten.Vervolgens zal onze KTM uw klacht bespreken met de klachtverantwoordelijke (kandidaat-)notaris. Binnen de afgesproken termijn zullen wij vervolgens schriftelijk op uw klacht reageren en een gesprek met de dossierbehandelaar en de klachtverantwoordelijke (kandidaat-)notaris aanbieden.
Van voormelde actie kan worden afgeweken indien er een tuchtklacht is ingediend (of indien er een directe dreiging is dat deze ingediend gaat worden) en in overleg met een externe adviseur besloten wordt dat het aangaan van het gesprek niet raadzaam is. De redelijke termijn waarbinnen u een inhoudelijke reactie op uw klacht kunt verwachten is mede afhankelijk van de inhoud, ernst en omvang van de klacht.

Behandeling van de klacht

Naar aanleiding van het inventarisatiegesprek – al dan niet in combinatie met het eventuele aanvullende gesprek – zal zowel over de klacht als over de mogelijke oplossing worden gesproken. Na dit gesprek (deze gesprekken) zullen wij de klacht vervolgens gegrond of ongegrond verklaren.

Ingeval uw klacht gegrond wordt verklaard, zal tevens het gevolg hiervan met u worden besproken. Daarbij is ondermeer van belang of er sprake is van schade en/of de ontevredenheid door het gesprek kon worden weggenomen en zo niet wat er eventueel nog mogelijk is om de ontevredenheid alsnog weg te nemen.

Ingeval de klacht gegrond wordt verklaard en sprake is van schade en schadeplichtigheid van de notaris zal ingeval van een aansprakelijkheidsstelling van FKJ Notaris, de zaak aan de verzekeraar worden overgedragen. Daarbij merken wij op dat onze beroepsaansprakelijkheid beperkt is tot het bedrag waartoe de verzekeraar in voorkomend geval recht op aanspraak geeft (zie onze algemene voorwaarden).

Ingeval de klacht ongegrond wordt verklaard, kan dit betekenen dat er toch sprake is van een ongelukkige handelwijze die wij betreuren waar wij naar eigen inzicht een passende oplossing voor zullen bieden.

Ingeval u gebruik maakt van de mogelijkheid van de bespreking, zullen wij u daarvan een kort gespreksverslag sturen.

Blijvende ontevredenheid

Als u na afhandeling van de klacht door ons kantoor ontevreden blijft, staan de volgende middelen nog tot uw beschikking om uw ongenoegen kenbaar te maken.

  • het inschakelen van de Geschillencommissie Notariaat (inclusief declaratiegeschillen);
  • het indienen van een klacht bij de KNB (de KNB kan bemiddelen en gaat niet over declaratiegeschillen);
  • het indienen van een klacht bij de Kamer voor het Notariaat, als sprake is van een foutieve beroepsuitoefening (beoordeeld wordt of tuchtrechtelijk laakbaar is gehandeld);
  • het opstarten van een kort geding om medewerking af te dwingen (in geval wij van mening zijn dat dienstweigering passend is maar u daar anders over denkt);
  • het inschakelen van de civiele rechter, voor zover mogelijk.

Kijkt u voor meer informatie tevens naar de toepasselijke Klacht- en geschillenregeling
Notariaat, zie www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl

Een klacht is een leermoment

Als de oorzaak van uw klacht door ons vastgesteld is en de situatie daartoe aanleiding geeft, streven wij ernaar om onze interne werkprocedure hierop aan te passen om toekomstige klachten te beperken. Wij houden daartoe een klachtenregister bij om mogelijke aandachtspunten in de kwaliteit van onze dienstverlening goed te kunnen volgen en waar nodig te verbeteren.

Geen klacht wel rectificatie nodig

Van deze klachtenregeling zijn uitgezonderd rectificatieverzoeken van banken of het Kadaster. Deze zullen in reguliere gevallen door de zaakbehandelaar zelf met de notaris binnen een redelijke termijn worden afgehandeld.